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Regulamento Interno


CAPÍTULO I
Natureza, fins e funcionamento

Artigo 1.º
Natureza e fins

A natureza e fins do Instituto Histórico da Ilha Terceira, abreviadamente designado por Instituto, são aqueles que constam no seu Estatuto, nomeadamente, nos domínios da história, etnografia, etnologia, defesa do património, geopolítica e geoestratégia.

Artigo 2.º
Funcionamento

  1. O Instituto funciona através de reuniões privadas e reuniões públicas. Cada reunião pode ter várias sessões se os assuntos a tratar não ficarem resolvidos na primeira sessão.
  2. As reuniões privadas realizam-se com os sócios honorários, efectivos e supranumerários.
  3. Por decisão da Mesa do Instituto ou por sugestão de seis sócios efectivos podem ser convocados para as reuniões privadas os sócios correspondentes.
  4. Qualquer sócio correspondente pode solicitar à Mesa do Instituto a sua participação nas reuniões cabendo a esta decidir da sua participação.
  5. As reuniões públicas são abertas a todas as pessoas interessadas e delas deve ser dado conhecimento prévio a todos os sócios do Instituto.

Artigo 3.º
Reuniões privadas

  1. As reuniões privadas do Instituto são ordinárias ou extraordinárias.
  2. O Instituto reúne-se duas vezes por ano em reunião ordinária com uma agenda de trabalhos elaborada pela Mesa na qual constará, para além dos assuntos considerados necessários, o disposto nos números 3 a 5 deste artigo.
  3. Na primeira reunião ordinária, convocada até 15 de Fevereiro, é obrigatória a apresentação do relatório das actividades pelo Presidente da Mesa, da conta de gerência pelo Tesoureiro da Mesa e do
    parecer do Conselho Fiscal pelo respectivo Presidente, relativos ao ano anterior.
  4. Na segunda reunião ordinária, convocada até 15 de Dezembro, é obrigatória a apresentação do plano de actividades para o ano seguinte por parte da Mesa do Instituto.
  5. Sempre que se justifique para o bom funcionamento do Instituto são realizadas reuniões extraordinárias convocadas pelo Presidente ou a requerimento de, pelo menos, cinco dos sócios efectivos ou supranumerários.
  6. Em reunião extraordinária, convocada até 15 de Junho, são discutidos e aprovados os trabalhos a serem publicados no Boletim do ano em curso.

Artigo 4.º
Reuniões públicas

As reuniões públicas destinam-se a prosseguir com o estabelecido no n.º 1 do Artigo 2.º dos Estatutos, ou seja, promover conferências, colóquios, seminários, congressos e oficinas de trabalho bem como debates sobre assuntos de interesse para os fins do Instituto.

Artigo 5.º
Convocatórias

  1. O Presidente fixa a data das reuniões ordinárias e procede à respectiva convocatória.
  2. As reuniões extraordinárias do Instituto são marcadas e convocadas pelo Presidente por sua iniciativa ou por iniciativa dos associados nos termos do n.º 2 do Artigo 11.º dos Estatutos e do n.º 6 do Artigo 3.º do presente Regulamento.
  3. As convocatórias são feitas por aviso pessoal e pelos meios electrónicos existentes, nomeadamente por mensagem de correio electrónico, com a antecedência mínima de oito dias.
  4. A convocatória deve indicar o local, o dia e a hora da reunião bem como os assuntos a tratar.
  5. Sempre que houver assuntos sujeitos a deliberação do Instituto tem de ser disponibilizada aos sócios documentação de suporte e informação a qual, sendo possível, é enviada por meio electrónico. Não sendo enviado ou por inconveniência ou pela sua configuração, deve ficar à disposição dos sócios na sede do Instituto com a devida antecedência, comunicando-se esta situação juntamente com a convocatória.

Artigo 6.º
Quórum

  1. As reuniões privadas do Instituto realizam-se à hora marcada quando estiverem presentes a maioria absoluta dos sócios efectivos e supranumerários.
  2. Na falta da maioria absoluta prevista no número anterior as reuniões realizam-se meia hora depois, deliberando legalmente com o número de sócios presentes.


CAPÍTULO II
Sócios

Artigo 7.º
Categorias de sócios

As diferentes categorias de sócios do Instituto são as previstas no n.º 1 do Artigo 3.º dos Estatutos:
honorários, efectivos, supranumerários, correspondentes e subscritores.

Artigo 8.º
Sócios honorários institucionais

  1. A lista de sócios honorários institucionais, em conformidade com o n.º 2 do Artigo  4.º  dos Estatutos, é composta por:
    - Presidente da Câmara Municipal de Angra do Heroísmo
    - Presidente da Câmara Municipal da Praia da Vitória
    - Director Regional da Cultura
    - Governador do Castelo de São João Baptista do Monte Brasil
    - Director da Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Angra do Heroísmo
    - Director do Museu de Angra do Heroísmo
    - Reitor do Seminário Episcopal de Angra
    - Director do Departamento da Universidade dos Açores com sede em Angra
  2. Os sócios honorários institucionais são representados exclusivamente pelos seus titulares não havendo lugar a representação.

Artigo 9.º
Eleição e admissão de sócios

  1. A eleição de sócios honorários, efectivos e correspondentes é da competência do Instituto por meio de votação secreta em boletim de voto organizado pela Mesa do Instituto.
  2. Esta eleição pode ser realizada em qualquer reunião privada do Instituto desde que conste na agenda de trabalhos da respectiva convocatória, competindo ao Secretário da Mesa servir de escrutinador.
  3. Todos os sócios do Instituto estão obrigados a um rigoroso sigilo sobre os nomes propostos que não venham a ser eleitos.
  4. A admissão dos sócios subscritores é da competência da Mesa, por deliberação unânime, comunicando ao Instituto as admissões que tiverem ocorrido na primeira reunião subsequente.

Artigo 10.º
Eleição dos sócios honorários

  1. A eleição dos sócios honorários a título individual é efectuada por unanimidade dos sócios  presentes na reunião.
  2. Para os efeitos do número anterior a Mesa do Instituto propõe o nome ou nomes das pessoas a  serem eleitas. Qualquer sócio presente na reunião pode sugerir novos nomes a serem sufragados.
  3. Fixados os nomes a serem sujeitos a sufrágio, a Mesa providencia um boletim de voto onde consta  o nome, ou os nomes, proposto e duas quadrículas com “sim” e “não”.

Artigo 11.º
Vagas para eleição dos sócios efectivos

  1. O preenchimento das vagas de sócios efectivos, conforme o número estipulado no n.º 2 do Artigo  6.º dos Estatutos, é resolvido para a totalidade ou apenas para um número de vagas que for deliberado.
  2. Compete à Mesa do Instituto propor o número de vagas a preencher a qual é aprovada por maioria simples dos sócios presentes.

Artigo 12.º
Proposta de lista e boletim de voto

  1. Para esclarecimento dos sócios, a Mesa organiza uma lista de pessoas que entende apontar para serem submetidas ao sufrágio, podendo a lista conter mais nomes do que o número de sócios efectivos a eleger.
  2. As listas são distribuídas pelos sócios presentes, tendo cada um direito de ajuntar outros nomes.
  3. Fixada a lista a ser sujeita a sufrágio, a Mesa providencia um boletim de voto onde constam os nomes propostos e duas quadrículas com “sim” e “não”.

Artigo 13.º
Eleição

  1. Feita a votação por deposição do boletim de voto na urna, consideram-se eleitas as pessoas que obtiverem os votos favoráveis de dois terços dos sócios presentes.
  2. Quando algum candidato não obtiver a maioria prevista no número anterior, repetir-se-á a votação até se obter a maioria qualificada, desde que não se tenha já excedido o número de vagas em causa, com um boletim de voto contendo apenas os nomes para esta eleição.
  3. A repetição prevista no número anterior só se pode efectuar uma só vez. Caso os candidatos não
    obtenham a maioria qualificada são excluídos da lista.

Artigo 14.º
Excesso de votados

  1. Se o número de eleitos no primeiro escrutínio exceder o das vagas, preenchê-las-ão os que tiverem obtido o maior número de votos.
  2. Em caso de empate, repetir-se-á a votação só para os nomes nessas condições até que sejam eliminados os excedentes, até dois escrutínios.
  3. Porém, havendo vagas em aberto e em prejuízo do estipulado no n.º 2 do Artigo 11.º do presente Regulamento, pode o Instituto deliberar que todos os nomes que obtiveram maioria qualificada logo no primeiro escrutínio sejam admitidos como sócios efectivos.

Artigo 15.º
Eleição dos sócios correspondentes

  1. O número de sócios correspondentes é ilimitado.
  2. Para esclarecimento dos sócios, a Mesa organiza uma lista de pessoas que entende apontar para serem submetidas à eleição para sócios correspondentes.
  3. As listas são distribuídas pelos sócios presentes, tendo cada um direito de ajuntar outros nomes.
  4. Fixada a lista a ser sujeita a sufrágio, a Mesa providencia um boletim de voto onde consta os nomes propostos e duas quadrículas com “sim” e “não”.
  5. Consideram-se eleitas as pessoas que obtiverem os votos favoráveis de dois terços dos sócios presentes.

Artigo 16.º
Renúncia

  1. Qualquer sócio do Instituto pode renunciar à sua qualidade de associado mediante ofício remetido à Mesa do Instituto.
  2. O sócio que renunciou pode ser readmitido, a seu pedido, mas sujeito ao processo electivo previsto para a admissão de associado.

Artigo 17.º
Exclusão

A exclusão de qualquer sócio far-se-á nos termos previstos no n.º 3 do Artigo 3.º dos Estatutos.

No caso de terem cessado os motivos da exclusão, o sócio excluído só pode voltar a ser admitido
por votação unânime dos sócios presentes.

CAPÍTULO III
Mesa do Instituto e Conselho Fiscal

Artigo 18.º
Funcionamento do Instituto

Dada a sua natureza fundacional não há os tradicionais corpos gerentes no Instituto, dado que este funciona em reunião geral de sócios e de forma colegial.

Artigo 19.º
Mesa do Instituto

  1. O Instituto é dirigido por uma Mesa que tem as competências previstas no Estatuto e no presente Regulamento Interno, composta pelo Presidente, pelo Secretário e pelo Tesoureiro e por três substitutos de cada um daqueles cargos.
  2. Para além do previsto no n.º 2 do Artigo 13.º dos Estatutos relativamente ao Presidente o mesmo se aplica ao Secretário e ao Tesoureiro que nas suas ausências ou impedimentos são substituídos, respectivamente, pelo Secretário substituto e pelo Tesoureiro substituto.
  3. Na eventualidade de não estarem presentes nas reuniões privadas do Instituto nem o Secretário nem o Secretário substituto, compete ao Presidente em exercício designar um sócio para desempenhar as funções que lhe estão atribuídas.

Artigo 20.º
Eleição da Mesa e Conselho Fiscal

A eleição dos titulares para os cargos previstos estatutariamente para a Mesa e Conselho Fiscal do Instituto pode ser feita por lista ou por eleição nominal nos termos dos artigos seguintes.

Artigo 21.º
Eleição por lista

  1. Qualquer sócio honorário a título individual, efectivo ou supranumerário pode constituir uma lista, da qual seja candidato a Presidente do Instituto, e onde constem os nomes dos titulares a ocuparem os cargos previstos nos Estatutos para a Mesa e Conselho Fiscal do Instituto, e propô-la à votação.
  2. O sócio proponente e os sócios constituintes da lista têm de ter as quotas em dia para poderem sujeitar-se à eleição, excepto se forem sócios honorários.
  3. O sócio proponente da lista tem de a entregar à Mesa do Instituto com pelo menos cinco dias antes da reunião marcada para as eleições.
  4. No caso de haver uma lista concorrente a Mesa em exercício providencia um boletim de voto com duas quadrículas com “sim” e “não” a fim dos sócios presentes poderem decidir a eleição. Na eventualidade de existir mais do que uma lista concorrente, o boletim de voto terá um elenco das listas designadas pelas letras do alfabeto seguidas de uma quadrícula para que cada sócio assinale a lista que prefere.
  5. Considera-se eleita a lista que obtenha a maioria dos votos expressos.

Artigo 22.º
Eleição nominal

  1. No caso de não haver a propositura de listas ou de uma lista não ter obtido a maioria dos votos dos sócios, a eleição da Mesa, do Conselho Fiscal e dos respectivos substitutos é feita para cada um dos seus membros, por votação uninominal, por escrutínio secreto e por maioria absoluta dos sócios presentes.
  2. No caso de nenhum sócio elegível obter a maioria absoluta dos sócios presentes, repetir-se-á a eleição até se obter esse desiderato.
  3. Em primeiro lugar proceder-se-á à eleição do Presidente do Instituto. Tendo o sócio eleito aceite exercer o cargo pode pedir uma interrupção da reunião a fim de propor à votação do Instituto uma lista para os restantes cargos da Mesa e do Conselho Fiscal, bem como dos respectivos substitutos.
  4. Optando o Presidente eleito por esta possibilidade e apresentados os nomes que compõem a lista para o exercício de cada cargo, proceder-se-á de imediato à eleição da lista. Considera-se eleita a lista apresentada se esta obtiver a maioria dos votos dos sócios presentes.
  5. Não querendo o Presidente eleito exercer este direito, o Instituto continuará a eleição dos titulares para os cargos previstos estatutariamente, nos moldes dos números 1 e 2 do presente artigo.

Artigo 23.º
Cessação de funções

  1. Se, no decurso do seu mandato, a Mesa ou o Conselho Fiscal cessarem funções, por renúncia ou caducidade, haverá lugar à eleição de novos titulares pelo período necessário à conclusão do mandato anterior.
  2. A mesma norma é aplicada se ocorrer a renúncia de qualquer titular da Mesa ou do Conselho Fiscal.

CAPÍTULO IV
Sede, receitas e património

Artigo 24.º
Sede

  1. A sede do Instituto funciona em edifício cedido pela Região Autónoma dos Açores.
  2. Compete ao Instituto zelar pela sua manutenção, conservação e limpeza com o apoio das autoridades regionais e autárquicas. Para obter esse propósito a Mesa do Instituto procurará que a conservação e reabilitação exterior do edifício seja integrada nas obras que se realizarem no complexo do antigo Convento de São Francisco agora a servir de Museu.

Artigo 25.º
Quotas

É obrigação dos sócios do Instituto, com excepção dos sócios honorários, o pagamento de uma quota anual a fixar em reunião do Instituto sob proposta da Mesa e ouvido o Conselho Fiscal.

Artigo 26.º
Arquivo

O Instituto tem um arquivo que compreende toda a documentação recebida e enviada, bem como relatórios, pareceres e outros materiais, o qual deve ser inventariado e catalogado por assuntos ou por outro método julgado conveniente.

Artigo 27.º
Biblioteca

  1. O Instituto dispõe de uma biblioteca com um acervo variado de livros e revistas a qual deve estar inventariada e catalogada.
  2. A biblioteca está ao serviço dos sócios do Instituto e demais estudiosos pelo que poderão consultar ou requisitar livros ou revistas do seu interesse com a obrigação de os devolverem em tempo razoável e em bom estado de conservação.

Artigo 28.º
Edições do Instituto

As edições de livros ou do Boletim que se encontrem em depósito e pertençam ao Instituto devem ser inventariadas e constar das existências nos relatórios de contas conforme as normas legalmente aplicáveis.

Artigo 29.º
Arquivista e bibliotecário

Havendo um colaborador a tempo inteiro ou parcial na sede do Instituto, terá este a seu cargo, sob a orientação da Mesa, zelar pelo arquivo e biblioteca, proceder à sua inventariação e catalogação e gerir a consulta e empréstimo das espécies documentais ou bibliográficas.

Artigo 30.º
Colaboração institucional

  1. A Mesa do Instituto pode estabelecer um acordo com a Biblioteca Pública e Arquivo e Regional de Angra do Heroísmo a fim desta instituição poder integrar na sua catalogação os livros e revistas existentes na biblioteca do Instituto e assim facultar a sua consulta ou empréstimo através daquela instituição.
  2. A Mesa do Instituto procurará manter a reciprocidade de troca de edições e publicações com outras instituições ou acordar novas colaborações.

Artigo 31.º
Gestão e administração de fundos

  1. A Mesa do Instituto pode candidatar a instituição aos fundos, programas ou outras formas de financiamento designadas pelas autoridades competentes da União Europeia, e da administração pública nacional, regional ou autárquica.
  2. Compete ainda à Mesa estabelecer e assinar acordos de cooperação, contratos-programa ou outras formas de contratualização com as entidades comunitárias e da administração pública nacional, regional ou autárquica com o fim de obter financiamento para a realização dos seus objectivos e fins.
  3. A Mesa do Instituto pode aceitar gerir quaisquer verbas provenientes das candidaturas ou de acordos referidos nos números anteriores e destinados a trabalhos de investigação dos seus associados.
  4. Das actividades referidas nos números anteriores a Mesa informará sempre o Instituto na primeira reunião subsequente.

CAPÍTULO V
Edições e publicações

Artigo 32.º
Boletim

  1. O Instituto publica uma revista anual denominada “Boletim do Instituto Histórico da Ilha Terceira” sob a direcção da Mesa do Instituto.
  2. Nenhum trabalho, seja de que natureza for, poderá ser publicado no Boletim sem que a sua publicação tenha sido previamente autorizada pelo Instituto, conforme o previsto no n.º 6 do Artigo 3.º do presente Regulamento, pelo que deve ser entregue ao Secretário do IHIT até ao dia 1 de Maio de cada ano.
  3. A publicação de qualquer trabalho não significa concordância do Instituto com as doutrinas, ideias ou conclusões nele contidas, que são sempre da responsabilidade exclusiva do autor.

Artigo 33.º
Organização do Boletim

  1. Sempre que possível, o Boletim é dividido nas seguintes secções:
    a) História
    b) Etnografia e Linguística
    c) Arte e defesa do património
    d) Geopolítica e geoestratégia
    e) Documentos
    f) Vária (pequeníssimos artigos)
    g) Bibliografia
    h) Vida do Instituto
  2. Na primeira secção são publicadas monografias, ensaios ou artigos sobre assuntos de história.
  3. Na segunda secção, monografias, ensaios ou artigos sobre etnografia ou linguística e resultados de inquéritos realizados.
  4. Na terceira secção, trabalhos da mesma natureza sobre música, artes plásticas e defesa do património material e imaterial, tanto de história como de estética e crítica.
  5. Na quarta secção, trabalhos sobre questões relacionadas com o estudo da situação geopolítica e geoestratégica dos Açores no contexto dos interesses da Região Autónoma e da política externa portuguesa.
  6. Na quinta secção, transcrição de quaisquer documentos inéditos, relativos à história dos Açores.
  7. Na sexta secção, artigos breves, memórias ou notícias sobre assuntos relacionados com os que constituem matéria própria da actividade do Instituto e enumeradas nos números anteriores.
  8. Na sétima secção, recensões, resenha crítica de trabalhos recebidos e notas sobre bibliografia relativa aos Açores.
  9. Na oitava e última secção, as actas, relatórios, planos, propostas apresentadas às reuniões pelos
    sócios e outros documentos de interesse para a vida do Instituto.
  10. Todos os trabalhos descritos nos números 2 a 8 do presente artigo têm de ser originais e inéditos, podendo ser apresentados em qualquer língua que use o alfabeto latino, exceptuando pequenas e brevíssimas citações noutro alfabeto.
  11. Para além da edição em papel, a Mesa do Instituto providenciará que o Boletim esteja disponível na página electrónica do Instituto.

Artigo 34.º
Edições

  1. O Instituto manterá uma linha editorial de obras inéditas nos suportes de papel ou outros meios tecnológicos disponíveis.
  2. O Instituto fará a edição de manuscritos antigos de reconhecido valor histórico que não tenham sido editados.
  3. Pode o Instituto proceder à reedição de trabalhos que se relacionem com os seus fins e que se tenham tornado raros ou esgotados no mercado.

Artigo 35.º
Página electrónica e redes sociais

  1. O Instituto mantém uma página electrónica com os conteúdos julgados pertinentes para a divulgação e informação das suas actividades, bem como a disponibilização do Boletim e outras obras por ele editadas, procurando a Mesa acompanhar sempre os desenvolvimentos tecnológicos que permitam uma permanente presença actualizada no mundo virtual.
  2. Sempre que julgar oportuno, a Mesa do Instituto pode manter uma presença nas chamadas “redes sociais” da internet a fim de prosseguir com os fins idênticos descritos no número anterior.

CAPÍTULO VI
Secções especializadas

Artigo 36.º
Constituição

  1. As secções ou grupos de trabalho especializados previstos no n.º 2 do Artigo 10.º dos Estatutos são constituídos por proposta da Mesa depois de ouvido o Instituto.
  2. No caso da constituição de uma secção ou grupo de trabalho especializados a Mesa elabora um regulamento específico para o seu funcionamento onde estejam previstos os respectivos fins, objectivos, durabilidade e outras normas que sejam consideradas necessárias.

Artigo 37.º
Denominação

As secções ou grupos de trabalho podem ter uma denominação própria e adoptar um patrono que se coadune com os seus fins.

Artigo 38.º
Natureza e composição

  1. As secções ou grupos de trabalho especializados estão na dependência do Instituto e, como tal, não gozam de personalidade jurídica própria.
  2. São compostos exclusivamente por sócios do Instituto podendo agregar especialistas nas áreas da sua acção como consultores eventuais.

Este Regulamento Interno foi APROVADO por unanimidade em
votação global final na reunião de 1 de Junho de 2015.